每日清单管理用了这4步,我节省出来2个小时来学习

每日清单管理用了这4步,我节省出来2个小时来学习

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制定好2018年度计划之后,发现自己要完成自己每天阅读写作任务至少要4个小时,除了要调整计划之外,最重要解决的是每天要挤出3-4个小时进行学习写作。

查看自己每天的工作情况,除了晚上可以抽出1.5小时外,其他根本就没有时间了。那我至少要在工作中提高自己的工作效率,争取早些完成任务,争取1.5个小时的学习时间。在不影响工作的情况下,就要通过时间管理提高效率,挤出1.5个小时。

浏览了很多每天时间管理的内容,发现方法很多,每个人说的都很有道理。综合他们的思想做法,我是这样做的。

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首先就是要搞清楚自己每天工作的事情用的时间和效率怎么样,列好每天做的事情后,进行了一星期的记录,发现我遇上了大家说的时间黑洞。什么是时间黑洞?就是我们平时在学习工作中,不知不觉做了偏离目标的事情,而流失的时间。比如你在用想用手机查找一下关于怎么提高工作效率的方法时,突然看到某明星出轨的事情的链接,你会忍不住点击进去看,看完之后,发现文章下端有对事件的跟踪报道,或其他明星的事件,又会不自觉的点击进去。这个动作在你用智能手机后,长时间养成的习惯,都是不知不觉的完成了。除了手机时间黑洞,还有逛街时间黑洞、电视时间黑洞、游戏时间黑洞、聊天时间黑洞…..。引起时间黑洞的主要原因是:做事情的目标不够明确,没有时间限制,同一时间做很多种工作。所以就要对每天做的事情做好计划。

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对于每日的清单管理的原则有很多,如列清单法、4D工作法、番茄工作法、最重要法则、只做一件事法则…..。每个都很有道理,怎么用呢?

第一次用的方法:

先将每天要做的清单列出来,用4d工作法对清单的事情进行分类,如图


每天工作的重点就是做好重要而紧急和重要不紧急的事情,将不重要紧急的事情尽可能让给别人做(给不了别人做,都是别人给我做的,所以要学会拒绝别人),不重要不紧急的事情尽量不做。将自己每天上班的时间进行划分,将高效工作的大块时间和较低效率的碎片时间分出来,把重要的工作放到大块时间里,不重要的工作方法放到较低效率的碎片时间了。接下来就是认真执行了。

这样安排好之后,的确是提高了工作的效率,但是没有达到预期的效果。而且还有新问题出现:突发的事情要处理,影响了该段时间计划好的工作,然后安排好的计划就乱了;还有就是在做事情的时候老是会有很多其他不相关事情从大脑跑出来,然后一不小心又跑去做脑子刚冒出来的事情了。就好像我现在在写文章,大脑突然告诉我,刚才老婆叫帮忙查一下资料。只能再进行修改了。

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调整后的方法:
第一步:详列清单:先将每天要做的清单列出来,要求具体一些,把每件事情的要用多少时间进行估计一下,做到心中有数。

第二步:排列清单。将清单根据最重要法则按重要性顺序排好。每次都是做最重要的事情,如果突然出现突发事件就进行对比看那个重要就做那个先,如果突发事件占了很大块的时间时则需要重新调整计划。比如突然的会议,用了2个小时,会议结束后就要先调整计划再开始工作。其实不调整也可以,因为自己都是在做最重要的事情。

第三步: 打包合并。将清单工作上可能打包处理的进行合并。我根据自己工作的性质一般打包成电脑文案类、 其他部门沟通类、外出处理类、跟老板汇报 。将可以同类的事件进行打包批次处理,效率会高时间也短。 比如要外出的工作集中在一起处理,大脑的注意力就会在外出处理的事件上,效率就会高一些,同时会减少外出在路上的时间。这可是可以节省一大块时间啊!

第四步:监测和复盘 。将工作清单写进考核清单中,完成的时候打个勾,没有完成打个叉,并简单说明原因。如图


如果在做一件事情的过程中突然想到另一件事情的时候,我就用笔先记录下来,做完正在做的事情之后再处理。这样做就不会漏做事情了。一天结束时进行复盘,看着清单问自己四个问题:a今天都做了哪些事情?b哪些地方比较满意?c哪些地方还可以提高? d如果重来一次今天我会怎么重新安排这个清单?

根据这四步基本可以节省出2个小时的时间让自己用于阅读学习。你也可以试试哦。

博主

一个专注微课制作的生物教师!

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